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Last updated: Tuesday, September 18, 2018
When you use our site you consent to the collection of your personal information. Karas Legal Services Professional Corporation (“Karas Legal Services”, “Karas”) recognizes the importance of privacy and the sensitivity of personal information. We are committed to protecting any personal information we hold.
This Privacy Policy outlines how we manage your personal information and safeguard your privacy.
Your Privacy Rights
From January 1, 2004, all businesses engaged in commercial activities must comply with the Personal Information Protection and Electronic Documents Act, and the Canadian Standards Association Model Code for the Protection of Personal Information, which it incorporates. These obligations extend to paralegals, lawyers and law firms, including Karas Legal Services Professional Corporation. The Act gives you rights concerning the privacy of your personal information. Karas is responsible for the personal information we collect and hold. To ensure this accountability, we have developed this policy.
Why Does Karas Need Personal Information?
Karas provides legal services to a wide range of clients. In doing so, Karas produces direct marketing materials concerning its services and developments in the law.
What personal information do we collect?
Personal information is any information that identifies you, or by which your identity could be deduced. If we did not collect and use your personal information, we could not provide you with legal services.
How do we collect your personal information?
We collect information only by lawful and fair means, and not in an unreasonably intrusive way. Wherever possible we collect your personal information directly from you, both at the start of a retainer and in the course of our representation. Sometimes we may obtain information about you from other sources, for example:
• from a government agency or registry;
• your employer, if we are acting for you;
• your accountant.
Consent
In most cases, we shall ask you to specifically consent, if we collect, use, or disclose your personal information. Normally, we ask for your consent in writing, but in some circumstances, we may accept your oral consent. Sometimes, your consent may be implied through your conduct with us.
Use of Your Information
We use your personal information to provide legal advice and services to you, to administer our client (time and billing databases) and to include you in any direct marketing activities. If you tell us that you no longer wish to receive information about our services, or about new developments in the law, we will not send any further material.
Karas does not disclose your personal information to any third party to enable them to market their products and services. For example, we do not provide our client mailing lists to law firms.
Disclosure of your Personal Information
Under certain circumstances, Karas will disclose your personal information:
• when we are required or authorized by law to do so, for example if a court issues a subpoena;
• when you have consented to the disclosure;
• when the legal services we are providing to you requires us to give your information to third parties (for example a court in your particular matter) your consent will be implied, unless you tell us otherwise;
• where it is necessary to establish or collect fees;
• if we engage a third party to provide administrative services to us (like computer back-up services or archival file storage) and the third party is bound by our privacy policy;
• if we engage expert witnesses on your behalf;
• if we retain law firms at your request, and on your behalf;
• if the information is Publicly Available Personal Information, as it is defined under the Personal Information Protection and Electronic Documents Act.
Updating Your Information
Since we use your personal information to provide legal services to you, it is important that the information be accurate and up-to-date. If during the course of the retainer, any of your information changes, please inform us so that we can make any necessary changes.
Is My Personal Information Secure?
Karas takes all reasonable precautions to ensure that your personal information is kept safe from loss, unauthorized access, modification or disclosure.
Among the steps taken to protect your information are:
• restricted file access to personal information;
• deploying technological safeguards like security software and firewalls to prevent hacking or unauthorized computer access;
• internal password and security policies.
Access to Your Personal Information
You may ask for access to any personal information we hold about you. Summary information is available on request. More detailed requests which require archive or other retrieval costs may be subject to our normal professional and disbursement fees.
Correcting Errors
If Karas holds information about you and you can establish that it is not accurate, complete and up-to-date, Karas will take reasonable steps to correct it.
Can I be denied access to my Personal Information?
Your rights to access your personal information are not absolute. We may deny access when:
* it is required or authorized by law (for example, when a record containing personal information about you is protected by solicitor-client privilege);
* to do so would reveal confidential commercial information, and the personal information cannot be severed from the record;
* to do so could reasonably be expected to threaten the life or security of another individual, and the personal information cannot be severed from the record; or
* the information was generated in the course of a formal dispute resolution process.
If we deny your request for access to, or refuse a request to correct information, we shall explain why. Karas does not use your Social Insurance Number as a way of identifying or organizing the information we hold upon you.
Can I request anonymity?
Whenever it is legal and practicable, we may offer the opportunity to deal with general inquiries without providing your name (for example, by accessing general information on our website). The Proceeds of Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Act requires us to confirm the identity of all new clients. It may also require us to disclose information to FINTRAC in relation to certain large cash transactions.
Credit Bureaus
To help us make credit decisions about clients, prevent fraud, check the identity of new clients and prevent money-laundering, we may – with your consent – request information about you from the files of consumer reporting agencies.
Communicating with Us
You should be aware that e-mail is not a 100% secure medium, and you should be aware of this when contacting us to send personal or confidential information.
Changes to this Privacy Policy
Since Karas regularly reviews all of its policies and procedures, we may change our Privacy Policy from time to time.
Requests for Access
If you have any questions, or wish to access your personal information, please write to our Privacy Contact at karas@karasadvocacy.com.
If you are not satisfied with our response, the Privacy Commissioner of Canada can be reached at:
112 Kent Street,
Ottawa Ontario, K1A 1H3
1.800.282.1376.
Employment Inquiries
If you apply to Karas Legal Services Professional Corporation for a job, we need to consider your personal information, as part of our review process. We normally retain information from candidates after a decision has been made, unless you ask us not to retain the information. If we offer you a job, which you accept, the information will be retained in accordance with our privacy procedures for employee records.
Web Site
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On our website, like most other commercial websites, we may monitor traffic patterns, site usage and related site information in order to optimize our web service. We may provide aggregated information to third parties, but these statistics do not include any identifiable personal information.
karas@karasadvocacy.com
Dernière mise à jour: Mardi 18 Septembre 2018
Lorsque vous utilisez notre site, vous consentez à la collection de vos informations personnelles. Karas Legal Services Professional Corporation («Karas Legal Services», «Karas») reconnaît l’importance de la confidentialité et du caractère délicat des informations personnelles. Nous nous engageons à protéger toutes les informations personnelles que nous détenons.
Cette politique de confidentialité décrit comment nous gérons vos informations personnelles et protégeons votre confidentialité.
Vos droits à la vie privée
À compter du 1 er janvier 2004, toutes les entreprises exerçant des activités commerciales doivent se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et au Code type pour la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation, qu’elle incorpore. Ces obligations s’étendent aux parajuristes, aux avocats et aux cabinets d’avocats, y compris Karas Legal Services Professional Corporation. La loi vous donne des droits concernant la confidentialité de vos informations personnelles. Karas est responsable des informations personnelles que nous recueillons et conservons. Pour assurer cette responsabilité, nous avons développé cette politique.
Pourquoi Karas a-t-il besoin de renseignements personnels?
Karas fournit des services juridiques à un large éventail de clients. Ce faisant, Karas produit des supports de marketing direct concernant ses services et les développements de la loi.
Quelles informations personnelles collectons-nous?
Les informations personnelles sont des informations qui vous identifient ou qui permettent de déduire votre identité. Si nous ne recueillons et n'utilisons pas vos informations personnelles, nous ne pourrons pas vous fournir de services juridiques.
Comment recueillons-nous vos informations personnelles?
Nous recueillons des informations uniquement par des moyens légaux et équitables, et non de manière abusive et intrusive. Dans la mesure du possible, nous recueillons vos informations personnelles directement auprès de vous, aussi bien au début du mandat que lors de notre représentation. Parfois, nous pouvons obtenir des informations sur vous à partir d'autres sources, par exemple:
• d'un organisme gouvernemental ou d'un registre;
• votre employeur, si nous agissons pour vous;
• votre comptable.
Consentement
Dans la plupart des cas, nous vous demanderons de donner votre consentement si nous recueillons, utilisons ou divulguons vos informations personnelles. Normalement, nous vous demandons votre consentement par écrit, mais dans certaines circonstances, nous pouvons accepter votre consentement oral. Parfois, votre consentement peut être implicite dans votre comportement avec nous.
Utilisation de vos informations
Nous utilisons vos informations personnelles pour vous fournir des conseils et des services juridiques, pour gérer nos clients (bases de données de temps et de facturation) et pour vous inclure dans toutes les activités de marketing direct. Si vous nous indiquez que vous ne souhaitez plus recevoir d'informations sur nos services ou sur les nouveaux développements de la loi, nous n'enverrons aucun autre document.
Karas ne divulgue pas vos informations personnelles aux autre pour leur permettre de commercialiser leurs produits et services. Par exemple, nous ne fournissons pas les listes de diffusion de nos clients aux cabinets d’avocats.
Divulgation de vos informations personnelles
Dans certaines circonstances, Karas divulguera vos informations personnelles:
• lorsque la loi nous y oblige ou que nous sommes autorisés à le faire, par exemple si un tribunal donne une assignation à comparaître;
• lorsque vous avez consenti à la divulgation;
• lorsque les services juridiques que nous vous fournissons nous obligent à communiquer vos informations à des tiers (par exemple un tribunal dans votre cas particulier), votre consentement sera implicite, sauf indication contraire de votre part;
• lorsqu'il est nécessaire d'établir ou de percevoir des redevances;
• si nous engageons un fournisseur pour nous fournir des services administratifs (tels que des services de sauvegarde informatique ou le stockage de fichiers d'archives), le fournisseur sera lié par notre politique de confidentialité;
• si nous faisons appel à des témoins experts en votre nom;
• si nous retenons des cabinets d'avocats à votre demande et en votre nom;
• si les informations sont des informations personnelles accessibles au public, telles que définies dans la Loi sur la protection des informations personnelles et les documents électroniques.
Mise à jour de vos informations
Puisque nous utilisons vos informations personnelles pour vous fournir des services juridiques, il est important que ces informations soient exactes et à jour. Si, au cours de votre mandat, des informations vous concernant changent, veuillez nous en informer afin que nous puissions apporter les modifications nécessaires.
Mes informations personnelles sont-elles sécurisées?
Karas prend toutes les précautions raisonnables pour s'assurer que vos informations personnelles sont préservées de la perte, de l'accès non autorisé, de la modification ou de la divulgation.
Parmi les mesures prises pour protéger vos informations figurent:
• accès restreint des fichiers à des informations personnelles;
• déployer des protections technologiques telles que des logiciels de sécurité et des pare-feu pour empêcher le piratage ou l'accès non autorisé à l'ordinateur;
• mot de passe interne et politiques de sécurité.
Accès à vos informations personnelles
Vous pouvez demander l'accès à toute information personnelle que nous détenons sur vous. Des informations sommaires sont disponibles sur demande. Les demandes plus détaillées nécessitant des frais d'archive ou de récupération peuvent être soumises à nos honoraires professionnels et de décaissement habituels.
Correction des erreurs
Si Karas détient des informations vous concernant et que vous pouvez établir qu'elles ne sont pas exactes, complètes et à jour, Karas prendra les mesures qui s'imposent pour y remédier.
Puis-je me voir refuser l'accès à mes informations personnelles?
Vos droits d'accès à vos informations personnelles ne sont pas absolus. Nous pouvons refuser l'accès lorsque: * il est requis ou autorisé par la loi (par exemple, lorsqu'un dossier contenant des informations personnelles vous concernant est protégé par le privilège du secret professionnel de l'avocat); * cela révélerait des informations commerciales confidentielles et les informations personnelles ne pourraient pas ou être rayé du dossier *; il est raisonnable de penser que cela risquerait de menacer la vie ou la sécurité d'un autre individu et que les renseignements personnels ne peuvent pas être retirés du dossier; ou * les informations ont été générées au cours d'un processus formel de résolution de conflit. Si nous refusons votre demande d'accès ou refusons une demande de correction d'informations, nous expliquerons pourquoi. Karas n'utilise pas votre numéro d'assurance sociale pour identifier ou organiser les informations que nous détenons sur vous.
Puis-je demander l'anonymat?
Chaque fois que cela est légal et réalisable, nous pouvons offrir la possibilité de traiter des demandes de renseignements générales sans donner votre nom (par exemple, en accédant à des informations générales sur notre site web). La Loi sur le les produits de la criminalité et le financement des activités terroristes nous oblige à confirmer l'identité de tous les nouveaux clients. Il peut également être nécessaire que nous divulguons des informations à CANAFE concernant certaines transactions importantes.
Bureaux de crédit
Pour nous aider à prendre des décisions de crédit concernant nos clients, à prévenir la fraude, à vérifier l'identité de nouveaux clients et à prévenir le blanchiment d'argent, nous pouvons - avec votre consentement - demander des informations à votre sujet dans les dossiers des agences de renseignements sur les consommateurs.
Communiquer avec nous
Vous devez savoir que la messagerie électronique n’est pas un outil 100% sécurisé. Vous devez en être conscient lorsque vous nous contactez pour envoyer des informations personnelles ou confidentielles.
Modifications de cette politique de confidentialité
Depuis que Karas révise régulièrement l'ensemble de ses politiques et procédures, nous pouvons modifier notre politique de confidentialité de temps à autre.
Demandes d'accès
Si vous avez des questions ou souhaitez accéder à vos informations personnelles, veuillez écrire à notre contact de confidentialité à l'adresse karas@karasadvocacy.com.
Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez contacter le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada à l'adresse suivante:
112, rue Kent, Ottawa (Ontario) K1A 1H31.800.282.1376.
Enquêtes d'emploi
Si vous postulez à Karas Legal Services Professional Corporation, vous devez considérer vos informations personnelles, dans le cadre de notre processus de révision. Nous conservons normalement les informations des candidats après qu’une décision a été prise, à moins que vous ne nous demandiez de ne pas conserver les informations. Si nous vous proposons un emploi que vous acceptez, les informations seront conservées conformément à nos procédures de confidentialité des enregistrements des employés.
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